Documentación del proyecto y presentación de datos

Los registros del proyecto, incluidos los documentos legales, las actas de las reuniones, los informes, etc., deben ser mantenidos por el gobierno local durante el transcurso del proyecto.

Mantenimiento de registros

Tan pronto como se ejecute el contrato entre el gobierno local y el contratista, el gobierno local debe establecer un sistema para mantener y organizar los registros del proyecto. La organización temprana de los documentos y archivos del proyecto por parte del gobierno local garantizará que una auditoría por parte de TxDOT o FHWA durante o al cierre del proyecto se lleve a cabo sin problemas.

El mantenimiento adecuado de registros también ayuda a la administración del proyecto al documentar el cumplimiento de las políticas y procedimientos locales, estatales y federales. El gobierno local debe conservar los registros especificados en el Acuerdo de Financiamiento Avanzado (AFA). El distrito de TxDOT también debe conservar registros y debe asegurarse de que el gobierno local mantenga los registros apropiados para ayudar tanto a TxDOT como a FHWA durante las auditorías del proyecto.

Proyectos de construcción

Los registros de proyectos de construcción también deben incluir:

• Pagar cantidades.
• Informes de prueba que respaldan que los materiales utilizados cumplen con los requisitos de especificación.
• Administración de contratos.

Los requisitos específicos de cada proyecto se abordarán en la AFA.

Más información

• Formularios y publicaciones
• Utilice la navegación lateral para acceder a páginas adicionales del kit de herramientas.