Nombre del bufete de abogados y cambio de nombre
Es importante que el uso del nombre de la empresa sea coherente en todos los sistemas estatales. El uso de diferentes nombres creará incoherencias, lo que puede dar lugar a la descalificación durante la contratación de un contrato. La siguiente información no pretende proporcionar asesoramiento legal ni sustituir el asesoramiento de un abogado. Si tiene preguntas legales específicas, consulte a un abogado.
El Nombre de la Entidad de la Firma Legal se encuentra en el Certificado de Formación recibido de la Secretaría de Estado de Texas. Para obtener más información, vea el video Cómo presentar su negocio.
El Tipo de Entidad de Estructura Empresarial también se puede encontrar en el Certificado de Formación recibido de la Secretaría de Estado de Texas. Para obtener más información, visite Selección de una estructura comercial y vea el video Presentación de su negocio.
Cambio de nombre
De acuerdo con el Manual de Políticas de Contratos Negociados de TxDOT, un cambio de nombre ocurre cuando un proveedor cambia su nombre, pero no su identidad legal. Una persona puede cambiar su nombre a través del matrimonio o una orden judicial, por ejemplo. Si un proveedor cambia su nombre, debe presentar documentación que demuestre que el cambio de nombre se ha implementado legalmente. Para la mayoría de las entidades comerciales, esto implicará cambiar el nombre legalmente a través de la Secretaría de Estado.
Asignaciones
De acuerdo con el Manual de Políticas de Contratos Negociados de TxDOT, una asignación ocurre cuando un nuevo proveedor reemplaza al proveedor original. Esto puede ser el resultado de una venta de activos subyacentes del proveedor original o de un cambio en la identidad legal del proveedor original debido a un cambio en la forma de negocio, como de una corporación a una sociedad. Solo TxDOT, por consentimiento escrito, puede autorizar la cesión. Por lo tanto, el formulario de Asignación debe tener la firma de un representante autorizado del proveedor original, de un representante autorizado del nuevo proveedor (que en algunos casos puede ser la misma persona) y del representante autorizado de TxDOT.
Nombre asumido o DBA
Un nombre supuesto, también conocido como Doing Business As (DBA), NO es el nombre de la firma legal. De acuerdo con las preguntas frecuentes sobre las presentaciones de nombres de la Secretaría de Estado de Texas, "Al presentar un certificado de nombre falso, está notificando al público que una entidad comercial en particular tiene la intención de realizar negocios bajo un nombre que no sea su nombre legal". Sin embargo, el nombre de la firma legal debe usarse para los sistemas estatales, incluidos los sistemas PEPS y las adquisiciones. NO utilice un nombre supuesto o DBA para los sistemas estatales, incluidos los sistemas PEPS y las adquisiciones.
Prácticas recomendadas
El nombre utilizado por una empresa en su respuesta a una solicitud de propuestas y a lo largo de todo el proceso de contratación debe ser coherente en todos los sistemas PEPS, incluidas las Calificaciones Administrativas, el Sistema de Información de Certificación de Consultores y los Servicios Profesionales – Sistema de Gestión de Administración de Contratos. Realizar una revisión de control de calidad para verificar que los nombres de las empresas sean coherentes en todos los sistemas estatales, incluidos los sistemas PEPS, antes de presentar una respuesta a la solicitud de propuestas. Si se selecciona una empresa principal y una empresa subproveedora para un contrato, el contrato debe ejecutarse utilizando los mismos nombres de empresa que estaban en la propuesta.
Cronometraje
El tiempo es crítico porque un cambio durante un ciclo de adquisiciones puede resultar en la descalificación de una empresa. Si una empresa ha presentado una propuesta para una ola actual, la empresa debe esperar hasta que se complete la selección antes de iniciar un cambio de nombre.
Si una empresa ha sido seleccionada para un contrato, siga los pasos de la siguiente sección. La coordinación con el Centro de Servicios de Apoyo es fundamental, ya que el contrato debe ejecutarse utilizando los mismos nombres de empresas que estaban en la propuesta.
Si una empresa no ha sido seleccionada para un contrato, proceda con un cambio de nombre antes de que comience el siguiente ciclo de olas. Tan pronto como se publiquen los avisos de selección, siga los pasos de la siguiente sección antes de la próxima oleada de adquisiciones.
Pasos siguientes para cambios de nombre o asignaciones
Una empresa principal debe hacer actualizaciones con un cambio de nombre o asignación comunicándose con estas tres oficinas de PEPS al mismo tiempo. Importante: incluya el estado de todas las adquisiciones abiertas, los contratos pendientes y los contratos existentes, ya que eso puede afectar el momento de las actualizaciones.
- Calificaciones Administrativas: peps_admin_quals@txdot.gov
- Sistema de Información de Certificación de Consultores para Precertificaciones: peps_ccis_precert@txdot.gov
- Centro de Servicios de Soporte (SSC): peps_ssc_firmchange@txdot.gov
El SSC coordinará con otras oficinas dentro de TxDOT, tales como:
- Centro de Facturación PEPS
- Servicios Profesionales PEPS – Sistema de Gestión de Administración de Contratos
- PeopleSoft con la División de Servicios de Gestión Financiera – En la fase de adjudicación
- División de Servicios por Contrato
Una empresa subproveedora debe trabajar con la empresa principal, que se coordinará con el centro de servicios adecuado para actualizar su contrato.
Confidencialidad
Una empresa que esté considerando un cambio de nombre pero que necesite confidencialidad puede solicitar una reunión para discutir el proceso enviando un correo electrónico a peps_coe_process@txdot.gov o peps_admin_quals@txdot.gov.
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