Facturación

PEPS ha desarrollado vídeos paso a paso que te guiarán para rellenar las diferentes plantillas de factura para todos los tipos de pago excepto CPFF, que aún está en proceso. La mayoría de las dudas sobre las plantillas de facturas pueden resolverse consultando estos vídeos. Se recomienda encarecidamente que utilices estos recursos antes de contactar con PEPS para obtener ayuda con las plantillas de facturas.

No. Normalmente, los costes contables asociados a la preparación y presentación de una factura se cubren bajo la carga general del consultor como coste indirecto. Así, un consultor recibe una compensación por los costes de preparación de facturas, no directamente como un coste de partida, sino indirectamente en su tarifa de gastos generales.

Introduzca el Año Fiscal (FY) de cuatro dígitos que se aplica al periodo de facturación. El año fiscal de TxDOT comienza el 1 de septiembre y termina el 31 de agosto de cada año. Por ejemplo, el 1 de septiembre de 2021 comenzará el año fiscal 2022.

Debido al número de columnas que se usan en el Resumen de la Superficie Total Facturada, tendrás que cambiar el tamaño de la página a 11" x 17" y cambiar la orientación a horizontal. Esto permitirá que todas las columnas aparezcan correctamente. Esta sería la única hoja de trabajo que necesita este cambio.

Si hay algún problema al guardar y volver a abrir tu archivo, descarga la versión más reciente de la plantilla en tu ordenador. Esto ayudará a eliminar el problema.

La cantidad que aparece en la hoja de Factura se vuelve roja porque no coincide con el total mostrado en la hoja de Autoridad de Firma debido a la incorporación de la Plantilla de Factura Suplementaria.

El importe de la factura es correcto, pero como el importe mostrado en la hoja de cálculo de Factura no coincide con el que aparece en la hoja de Autoridad de Firma, el importe mostrado en la hoja de Factura se puso en rojo.

Esto alerta al Centro de Facturación de PEPS para que busque una Factura Suplementaria y compruebe que los totales mostrados en las hojas de cálculo correspondientes sean correctos y que se adjunte toda la documentación necesaria para la Factura Suplementaria.

El proceso para presentar una factura suplementaria si identifica errores de facturación o si recibe una factura retrasada de un subproveedor, presenta una factura suplementaria como factura independiente. En el cuerpo de la presentación por correo electrónico, por favor incluye un breve comentario explicando el motivo de la factura suplementaria y asegúrate de adjuntar documentación de respaldo detallada a la factura suplementaria. Para diferenciar la factura suplementaria, por favor añada "SUPP" al final del número de factura relacionado con la presentación anterior de la factura; esta es la factura previa enviada al Centro de Facturación PEPS para las fechas de servicio a las que estás enviando un suplemento, de modo que se vincule a esa factura principal.

Si se reciben múltiples facturas atrasadas de un subcontratista para la misma autorización de trabajo, por favor contacte con el Centro de Facturación de PEPS para recibir orientación; cada situación como esta se maneja caso por caso.

Si tienes alguna pregunta o necesitas más ayuda, por favor envía un correo electrónico a peps_invoiceinquiries@txdot.gov.

Además, animamos a los subproveedores a utilizar la Plantilla de Factura para sus facturaciones. Es más fácil identificar claramente el CSJ/FC para subproveedores al usar la Plantilla de Factura, y también es más sencillo para el Centro de Facturación de PEPS.

La tarifa de kilometraje es ajustable. El móvil se desbloquea para que el proveedor pueda introducir la tarifa de kilometraje que se aplica a las fechas de servicio.

Aunque no es obligatorio, la Plantilla de Factura puede utilizarse para la facturación de subproveedores. Sería beneficioso tanto para el proveedor principal como para PEPS para fines de seguimiento. Esto también mejoraría nuestro proceso de auditoría.

La Tarifa Fija (FF) real para un WA se negocia y se identifica en el WA. La plantilla de factura calcula automáticamente el FF en función de un porcentaje de trabajo y beneficios.

Si queda un FF al final de la WA, el proveedor introducirá el saldo restante de FF en la partida "Ajuste de Honorarios Fijos" (Celda E23) de la hoja de cálculo Resumen de Estado Financiero de WA para el pago final.

Los proveedores no pueden facturar parcialmente por ningún entregable, pueden facturar por cualquiera y/o todos los entregables completados después de la fecha de reincorporación de la carta. Para cualquier método de pago único, las facturas no están vinculadas a periodos de tiempo en los que se realizó el trabajo. La factura y el pago en un acuerdo de pago único se aplican al año fiscal en el que se presentó o completó el entregable que se pagó. Además, para cualquier método de pago único cuando se completó el trabajo es irrelevante, todo depende del trabajo realizado realmente.

Puedes enviar tu solicitud directamente al correo de la consulta del Centro de Facturación PEPS o enviar tu solicitud por correo electrónico a los Leads o al Responsable del Centro de Facturación PEPS. Una vez que recibas la confirmación de que tu factura ha sido anulada, podrás volver a presentar la factura revisada en ese momento.

El proveedor recibirá el pago 30 días naturales desde la fecha en que TXDOT reciba la factura. Si se recibe una factura fuera del horario laboral a las 8am – A las 17:00, durante el fin de semana o en festivos, la factura tendrá fecha registrada el siguiente día laborable para su procesamiento.

Puedes volver a presentar una factura rechazada una vez que se haya corregido, lo que soluciona las deficiencias identificadas. Esta factura corregida debe presentarse lo antes posible. La representación de esta factura no se contará como una segunda factura, incluso si se presenta otra factura en ese mismo mes (periodo de 30 días), para un periodo mensual posterior.

Para evitar confusiones, los distintos números identificativos deben coincidir. El número de factura de la empresa en su factura real, presentada junto con la plantilla de factura, debe coincidir con el número de factura incluido en la plantilla de factura. Además, el número de contrato incluido en la factura y la plantilla debe coincidir con el número de contrato del contrato asignado al proyecto.

La fecha de envío y aceptación del entregable se aplica únicamente al tipo de pago en suma global. Para el tipo de pago en suma global, los Jefes de Proyecto no registran cuándo comenzó y terminó el trabajo en un entregable; en su lugar, los costes se consideran incurridos en función de la finalización y aceptación del entregable.

Puedes volver a presentar una factura rechazada una vez que se haya corregido, lo que soluciona las deficiencias identificadas. Esta factura corregida debe presentarse lo antes posible. La representación de esta factura no se contará como una segunda factura, incluso si se presenta otra factura en ese mismo mes (periodo de 30 días), para un periodo mensual posterior.

Cuando un consultor factura por un periodo de facturación, se espera que se hayan presentado todos los costes asociados a ese periodo. Cuando un consultor envía una factura posterior para ese mismo periodo de facturación, TxDOT debe volver a evaluar todos los costes asociados a ese periodo de facturación para asegurarse de que estos costes no se duplicen en la factura anterior. Además, la autoridad de TxDOT para pagar facturas antiguas puede estar limitada dependiendo de cuándo se incurrieron los costes, según el año de asignación legislativa en que se produjo el coste. Como recordatorio, los términos y condiciones del contrato establecen que el Ingeniero está autorizado a presentar solicitudes de reembolso no más frecuentes que mensualmente y no más tarde noventa (90) días después de que se hayan incurrido los costes.

El Gestor de Proyecto de TxDOT debe proporcionar el número CSJ, el número ID de Proyecto o el código de cargo al proveedor para que los costes se carguen al centro de costes correspondiente.

Los servicios que prestará TxDOT o las revisiones de TxDOT no deberían impedir que el proveedor realice su trabajo dentro del calendario acordado. Si TxDOT está retrasando el proyecto, puede ser necesaria una autorización de trabajo suplementaria para añadir tiempo adicional y, potencialmente, fondos para cualquier coste derivado del retraso de TxDOT.

No. Según se indica en los términos y condiciones del contrato, el Ingeniero está autorizado a presentar solicitudes de reembolso no más frecuentes que mensualmente y no más tardar noventa (90) días después de que se hayan incurrido los costes. Sin embargo, esto no incluye la representación de una factura rechazada. Una factura rechazada puede volver a presentarse tan pronto como se solucionen los problemas.

El centro de facturación necesita tener la información adecuada para facturar correctamente en Peoplesoft (el sistema financiero de TxDOT). Si estos números se introducen incorrectamente, la facturación y el pago no pueden realizarse correctamente. En facturas simples, estos pequeños errores pueden ser corregidos por el personal de TxDOT; sin embargo, para facturas más complejas, se devolverán al proveedor para su corrección.

El Gestor de Proyecto de TxDOT deberá solicitar a PEPS que añada los nuevos códigos de función que no estén en el desplegable de la plantilla de factura y las razones por las que se están utilizando para el proyecto.

Según los términos y condiciones del contrato, el proveedor está autorizado a presentar una factura al menos cada mes. El Gestor de Proyecto de TxDOT no está autorizado a modificar los términos establecidos en el contrato.

La Tabla de Entregables es un elemento negociado del contrato. Debe desarrollarse con la intención de permitir la facturación al menos mensualmente. La frecuencia de facturación y el tipo de entregables e interinos deben discutirse durante la fase de negociación del desarrollo de contratos o autorizaciones de trabajo.

Para la mayoría de los proveedores, los costes asociados a las funciones contables, incluida la facturación, suelen incluirse en la tasa de coste indirecto. Así, el coste de facturación se incluye como coste indirecto mediante la aplicación de la Tarifa de Coste Indirecto.

Aunque no es apropiado incluir todas las posibles categorías laborales en una autorización de trabajo, sí es apropiado incluir categorías laborales que puedan ser necesarias, pero no incluir horas para ellas. Si surge la necesidad, la categoría laboral más adecuada puede sustituirse por horas dedicadas a esa tarea pero asignadas a otra categoría.

La estimación del nivel de esfuerzo en una autorización de trabajo se divide en varias tareas bajo categorías amplias de trabajo llamadas códigos de función. Aunque el máximo que no debe exceder en la autorización de trabajo es un número fijo, que no debe superarse, los presupuestos en los códigos de función se consideran estimaciones, que al realizarse los costes reales pueden variar por encima o por debajo de la estimación. Las pequeñas variaciones no deberían ser motivo de preocupación; Sin embargo, cuando varían significativamente, el gestor de proyecto debe hacer preguntas para determinar la causa de la variación, lo que puede requerir una autorización de trabajo complementaria.

Un proveedor puede comenzar a usar una tarifa más alta (escalada) en una autorización de trabajo existente una vez que la tarifa mayor entre en vigor en el contrato. Sin embargo, no habrá ajuste en la cantidad máxima que no exceda la cantidad indicada en la autorización de trabajo.

La información sobre el estado de las autorizaciones de trabajo y contratos se puede encontrar en PSCAMS, así como en el Panel de Tableau de Tableau de Contratos y Autorizaciones de Utilización de Trabajo. El Distrito debería supervisar el estado de su propio presupuesto de consultores utilizando estas herramientas.

La preparación y presentación de la factura es responsabilidad del proveedor. Es el Centro de Facturación PEPS quien recibe la factura, realiza una revisión inicial, la envía para su aprobación y el pago. El Gestor de Proyecto de TxDOT revisará la factura para verificar que el trabajo se ha completado y es suficiente antes de aprobarlo y antes de que se remita a la autoridad autorizada de firmas. El Centro de Facturación PEPS utiliza un sistema automatizado de flujo de trabajo para enrutar la factura automáticamente entre los diferentes revisores y aprobadores para su procesamiento y pago.

Sí, se puede hacer una petición. Cualquier cambio en el acuerdo debe realizarse mediante un acuerdo suplementario o una autorización de trabajo suplementaria para proteger tanto a TxDOT como al proveedor. TxDOT no puede pagar algo que no esté dentro del contrato ni de WA.

No se puede reembolsar a una empresa el valor o coste de un descuento en un gasto de viaje a menos que la empresa (empleado) haya pagado dinero para obtener el descuento. Si un empleado recibe un descuento como beneficio por realizar compras no relacionadas o realizar negocios no relacionados con el proveedor del descuento, el descuento se considera gratuito a ese empleado. Así, una empresa solo puede cobrar el coste del gasto de viaje menos cualquier descuento recibido mediante el uso de puntos de recompensa. La postura del Contralor sobre el tema se puede consultar en su página web: https://fmx.cpa.texas.gov/fmx/travel/textravel/misc/disc/discounts.php.