Facturación

PEPS ha desarrollado videos paso a paso que lo guiarán a través del llenado de las diferentes plantillas de facturas para todos los tipos de pago, excepto CPFF, que aún está en proceso. La mayoría de las preguntas sobre las plantillas de facturas se pueden resolver haciendo referencia a estos videos. Se recomienda encarecidamente que utilice estos recursos antes de ponerse en contacto con PEPS para obtener ayuda con las plantillas de facturas.

No. Por lo general, los costos contables asociados con la preparación y presentación de una factura se cubren con los gastos generales del consultor como un costo indirecto. Por lo tanto, un consultor recibe una compensación por los costos de preparación de facturas, no directamente como un costo de partida, sino indirectamente en su tasa de gastos generales.

Introduzca el año fiscal (FY) de cuatro dígitos que se aplica al período de facturación. El año fiscal de TxDOT comienza el 1 de septiembre y termina el 31 de agosto de cada año. Por ejemplo, el 1 de septiembre de 2021 comenzará el año fiscal 2022.

Debido a la cantidad de columnas que se utilizan en el Resumen del total de gastos facturados, deberá cambiar el tamaño de la página a 11" X 17" y cambiar la orientación a horizontal. Esto permitirá que todas las columnas se muestren correctamente. Esta sería la única hoja de trabajo que necesita este cambio.

Si hay algún problema al guardar y volver a abrir el archivo, descarga la versión más reciente de la plantilla en tu ordenador. Esto ayudará a eliminar el problema.

El importe que se muestra en la hoja de cálculo de la factura se vuelve rojo porque no coincide con el total que se muestra en la hoja de cálculo de la autorización de firma debido a la adición de la plantilla de factura complementaria.

El importe de la factura es correcto, pero como el importe que se muestra en la hoja de cálculo de la factura no coincide con el importe que se muestra en la hoja de cálculo de la autorización de firma, el importe que se muestra en la hoja de cálculo de la factura se volvió rojo.

Esto alerta al Centro de Facturas de PEPS para que busque una Factura Complementaria y verifique que los totales que se muestran en las hojas de trabajo correspondientes sean correctos y que se adjunte toda la documentación necesaria para la Factura Complementaria.

El proceso para enviar una factura complementaria si identifica errores de facturación o si recibe una factura tardía de un Subproveedor, envíe una factura complementaria como una factura independiente. En el cuerpo del envío por correo electrónico, incluya un breve comentario que explique el motivo de la factura complementaria y asegúrese de adjuntar documentación de respaldo detallada a la factura complementaria. Para diferenciar la factura complementaria, agregue "SUPP" al final del número de factura relacionado con el envío de la factura anterior; esta es la factura anterior enviada al Centro de Facturas de PEPS para las fechas de servicio a las que está enviando un suplemento para que se vincule a esa factura principal.

En caso de que se reciban varias facturas atrasadas de un subcontratista por la misma autorización de trabajo, comuníquese con el Centro de Facturas de PEPS para obtener orientación, cada situación como estas se maneja caso por caso.

Si tiene alguna pregunta o necesita más ayuda, envíe un correo electrónico a peps_invoiceinquiries@txdot.gov.

Además, alentamos a los subproveedores a utilizar la plantilla de factura para sus facturas. Es más fácil identificar claramente el CSJ/FC para los subproveedores cuando se utiliza la plantilla de factura, y también es más fácil de procesar para el Centro de facturas de PEPS.

La tasa de kilometraje es ajustable. La celda se desbloquea donde el proveedor puede ingresar la tarifa de millaje que se aplica a las fechas de servicio.

Si bien no es obligatorio, la plantilla de factura se puede utilizar para la facturación de subproveedores. Sería beneficioso tanto para el proveedor principal como para PEPS para fines de seguimiento. Esto también mejoraría nuestro proceso de auditoría.

La tarifa fija (FF) real para un WA se negocia e identifica en el WA. La plantilla de factura calcula automáticamente el FF en función de un porcentaje de mano de obra y ganancias.

Si queda un FF al final del WA, el proveedor ingresará el saldo restante de FF en la partida "Ajuste de tarifa fija" (Celda E23) en la hoja de cálculo Resumen del estado financiero de WA para el pago final.

Los proveedores no pueden facturar parcialmente por ningún entregable, pueden facturar por cualquiera y / o todos los entregables completados después de la fecha de la carta restablecida. Para cualquier método de pago global, las facturas no están vinculadas a los períodos de tiempo en que se realizó el trabajo. La factura y el pago de un acuerdo de suma global se aplican al año fiscal en el que se presentó o completó el entregable que se paga. Además, para cualquier método de pago de suma global cuando se completó el trabajo es irrelevante, todo pertenece al trabajo real producido.

Puede enviar su solicitud directamente a la bandeja de entrada de consultas del Centro de Facturas de PEPS o puede enviar su solicitud por correo electrónico a los líderes o al gerente del Centro de Facturas de PEPS. Una vez que reciba la confirmación de que su factura ha sido anulada, puede volver a enviar la factura revisada en ese momento.

El proveedor recibirá el pago 30 días calendario a partir de la fecha en que TXDOT reciba la factura. Si se recibe una factura después del horario comercial de las 8 a.m. – A las 5 p.m., durante el fin de semana o en un día festivo, la factura se sellará con la fecha del siguiente día hábil para su procesamiento.

Puede volver a enviar una factura rechazada una vez que se corrija, lo que corrige las deficiencias identificadas. Esta factura corregida debe enviarse lo antes posible. El reenvío de esta factura no se contará como una segunda factura, incluso si se envía otra factura en ese mismo mes (período de 30 días), para un período de facturación mensual posterior.

Para evitar confusiones, los diversos números de identificación deben coincidir. El número de factura de la empresa en su factura real, enviada con la plantilla de factura, debe coincidir con el número de factura que se incluye en la plantilla de factura. Además, el número de contrato incluido en la factura y la plantilla de factura debe coincidir con el número de contrato para el contrato asignado al proyecto.

La fecha de envío y aceptación de entregables se aplica únicamente al tipo de pago de suma global. Para el tipo de pago de suma global, los gerentes de proyecto no realizan un seguimiento de cuándo comenzó y finalizó el trabajo en una entrega; en cambio, los costos se consideran incurridos en función de la finalización y aceptación del entregable.

Puede volver a enviar una factura rechazada una vez que se corrija, lo que corrige las deficiencias identificadas. Esta factura corregida debe enviarse lo antes posible. El reenvío de esta factura no se contará como una segunda factura, incluso si se envía otra factura en ese mismo mes (período de 30 días), para un período de facturación mensual posterior.

Cuando un consultor factura por un período de facturación, se espera que se hayan presentado todos los costos asociados con ese período. Cuando un consultor envía una factura posterior para ese mismo período de facturación, TxDOT debe volver atrás y volver a evaluar todos los costos asociados con ese período de facturación para asegurarse de que estos costos no se dupliquen en la factura anterior. Además, la autoridad de TxDOT para pagar facturas anteriores puede estar limitada dependiendo de cuándo se incurrió en los costos, según el año de asignación legislativa en que ocurrió el costo. Como recordatorio, los términos y condiciones del contrato establecen que el ingeniero está autorizado a presentar solicitudes de reembolso con una frecuencia no mayor a una mensual y no más tarde de noventa (90) días después de incurrir en los costos.

El Gerente de Proyecto de TxDOT debe proporcionar el número CSJ, el número de identificación del proyecto o el código de cargo al proveedor para que los costos se carguen al centro de costos apropiado.

Los servicios que proporcionará TxDOT o las revisiones de TxDOT no deben impedir que un proveedor haga su trabajo dentro del horario de trabajo acordado. Si TxDOT está retrasando el proyecto, es posible que se necesite una autorización de trabajo complementaria para agregar tiempo adicional y, potencialmente, fondos para cualquier costo que sea el resultado de la demora de TxDOT.

No. Como se indica en los términos y condiciones del contrato, el Ingeniero está autorizado a presentar solicitudes de reembolso con una frecuencia no mayor a una vez al mes y no más tarde de noventa (90) días después de incurrir en los costos. Sin embargo, esto no incluye el reenvío de una factura rechazada. Una factura rechazada puede volver a enviarse tan pronto como se corrijan los problemas.

El centro de facturación debe tener la información adecuada para facturar correctamente en Peoplesoft (el sistema financiero de TxDOT). Si estos números se ingresan incorrectamente, la facturación y el pago no pueden realizarse correctamente. Para facturas simples, estos errores menores pueden ser corregidos por el personal de TxDOT, sin embargo, para facturas más complejas, estos serán devueltos al proveedor para su corrección.

El Gerente de Proyecto de TxDOT deberá solicitar que PEPS agregue los nuevos códigos de función que no están dentro del menú desplegable de la plantilla de factura y las razones por las que se utilizan para el proyecto.

Según los términos y condiciones del contrato, el proveedor está autorizado a presentar una factura como mínimo mensualmente. El Gerente de Proyecto de TxDOT no está autorizado a cambiar los términos establecidos en el contrato.

La tabla de entregables es un elemento negociado del contrato. Debe desarrollarse con la intención de permitir la facturación al menos mensualmente. La frecuencia de facturación y el tipo de entregables y entregables intermedios deben discutirse durante la fase de negociación del desarrollo del contrato o autorización de trabajo.

Para la mayoría de los proveedores, los costos asociados con las funciones contables, incluida la facturación, generalmente se incluyen en la tasa de costos indirectos. Por lo tanto, el costo de la facturación se incluye como un costo indirecto a través de la aplicación de la tasa de costo indirecto.

Si bien no es apropiado incluir todas las categorías laborales posibles en una autorización de trabajo, es apropiado incluir las categorías laborales que puedan ser necesarias, pero no incluir horas para ellas. Si surge la necesidad, se puede sustituir la categoría laboral más apropiada por el uso de horas dedicadas a esa tarea pero asignadas a otra categoría.

El nivel de esfuerzo estimado en una autorización de trabajo se divide en varias tareas bajo amplias categorías de trabajo llamadas códigos de función. Si bien el máximo que no debe excederse en la autorización de trabajo es un número duro, que no debe excederse, los presupuestos en los códigos de función se consideran estimaciones, que cuando se realizan los costos reales pueden variar por encima o por debajo de la estimación. Las pequeñas variaciones no deberían ser motivo de preocupación; Sin embargo, cuando varían significativamente, el gerente del proyecto debe hacer preguntas para determinar la causa de la variación, lo que puede requerir una autorización de trabajo complementaria.

Un proveedor puede comenzar a usar una tarifa más alta (escalada) en una autorización de trabajo existente una vez que la tarifa más alta entre en vigencia en el contrato. Sin embargo, no habrá un ajuste a la cantidad máxima que no debe exceder identificada en la autorización de trabajo.

La información sobre el estado de las autorizaciones de trabajo y los contratos se puede encontrar en PSCAMS, así como en el panel de Tableau de utilización de contratos y autorizaciones de trabajo. El Distrito debe monitorear el estado de su propio presupuesto de consultor utilizando estas herramientas.

La preparación y presentación de la factura es responsabilidad del proveedor. Es el Centro de Facturas PEPS quien recibe la factura, completa una revisión inicial, la enruta para su aprobación y pago. El Gerente de Proyecto de TxDOT revisará la factura para verificar que el trabajo se haya completado y sea suficiente antes de aprobarlo y antes de que pase a la autoridad de firma autorizada. El Centro de Facturas PEPS utiliza un sistema de flujo de trabajo automatizado para enrutar automáticamente la factura a través de los diferentes revisores y aprobadores para su procesamiento y pago.

Sí, se puede hacer una solicitud. Cualquier cambio en el acuerdo debe realizarse a través de un acuerdo complementario o una autorización de trabajo complementaria para proteger tanto a TxDOT como al proveedor. TxDOT no puede pagar por algo que no está dentro del contrato o WA.

No se puede reembolsar a una empresa el valor o el costo de un descuento en un gasto de viaje a menos que la empresa (empleado) haya pagado dinero para obtener el descuento. Si un empleado recibe un descuento como beneficio de realizar compras no relacionadas o realizar negocios no relacionados con el proveedor del descuento, se considera que el descuento se proporciona gratuitamente a ese empleado. Por lo tanto, una empresa solo puede cobrar el costo del gasto de viaje menos cualquier descuento recibido mediante el uso de puntos de recompensa. La posición de la Contraloría sobre el tema se puede encontrar en su sitio web: https://fmx.cpa.texas.gov/fmx/travel/textravel/misc/disc/discounts.php.