Facturación

PEPS ha desarrollado videos paso a paso que lo guiarán a través del llenado de las diferentes plantillas de facturas para todos los tipos de pago, excepto CPFF, que aún está en proceso. La mayoría de las preguntas relacionadas con las plantillas de facturas se pueden resolver consultando estos videos. Se recomienda encarecidamente que utilice estos recursos antes de ponerse en contacto con PEPS para obtener ayuda con las plantillas de facturas.

No. Por lo general, los costos contables asociados con la preparación y presentación de una factura se cubren con los gastos generales del consultor como costo indirecto. Por lo tanto, un consultor recibe una compensación por los costos de preparación de facturas, no directamente como un costo de partida, sino indirectamente en su tarifa de gastos generales.

Introduzca el año fiscal (FY) de cuatro dígitos que se aplica al período de facturación. El año fiscal de TxDOT comienza el 1 de septiembre y termina el 31 de agosto de cada año. Por ejemplo, el 1 de septiembre de 2021 comenzará el año fiscal 2022.

Debido a la cantidad de columnas que se utilizan en el Resumen del total facturado, deberá cambiar el tamaño de página a 11" X 17" y cambiar la orientación a horizontal. Esto permitirá que todas las columnas se muestren correctamente. Esta sería la única hoja de cálculo que necesita este cambio.

Si hay algún problema al guardar y volver a abrir el archivo, descargue la versión más reciente de la plantilla en su computadora. Esto ayudará a eliminar el problema.

El importe que se muestra en la hoja de cálculo de la factura se vuelve rojo porque no coincide con el total que se muestra en la hoja de cálculo de la autoridad de firma debido a la adición de la plantilla de factura complementaria.

El importe de la factura es correcto, pero como el importe que se muestra en la hoja de cálculo Factura no coincide con el importe que se muestra en la hoja de cálculo Autoridad de firma, el importe que se muestra en la hoja de cálculo Factura se vuelve rojo.

Esto alerta al Centro de Facturación de PEPS para que busque una Factura Complementaria y verifique que los totales que se muestran en las hojas de trabajo correspondientes sean correctos y se adjunte toda la documentación necesaria para la Factura Complementaria.

El proceso para enviar una factura complementaria si identifica errores de facturación o si recibe una factura tardía de un Subproveedor, envíe una factura complementaria como una factura independiente. En el cuerpo del envío por correo electrónico, incluya un breve comentario que explique el motivo de la factura complementaria y asegúrese de adjuntar documentación de respaldo detallada a la factura complementaria. Para diferenciar la factura complementaria, agregue "SUPP" al final del número de factura relacionado con el envío de la factura anterior; esta es la factura anterior enviada al Centro de Facturas de PEPS para las fechas de servicio a las que está enviando un suplemento para que se vincule a esa factura principal.

En caso de que se reciban varias facturas atrasadas de un subcontratista por la misma autorización de trabajo, comuníquese con el Centro de Facturas de PEPS para obtener orientación, cada situación como estas se maneja caso por caso.

Si tiene alguna pregunta o necesita más ayuda, envíe un correo electrónico a peps_invoiceinquiries@txdot.gov.

Además, animamos a los subproveedores a utilizar la plantilla de factura para sus facturaciones. Es más fácil identificar claramente el CSJ/FC para los subproveedores cuando se utiliza la plantilla de factura, y también es más fácil de procesar para el Centro de facturas de PEPS.

La tarifa de kilometraje es ajustable. La celda se desbloquea donde el proveedor puede ingresar la tarifa de millaje que se aplica a las fechas de servicio.

Aunque no es obligatorio, la plantilla de factura se puede utilizar para la facturación de subproveedores. Sería beneficioso tanto para el proveedor principal como para PEPS a efectos de seguimiento. Esto también mejoraría nuestro proceso de auditoría.

La tarifa fija (FF) real para un WA se negocia e identifica en el WA. La plantilla de factura calcula automáticamente el FF en función de un porcentaje de mano de obra y beneficio.

Si queda un FF al final del WA, el proveedor ingresará el saldo restante de FF en la partida "Ajuste de tarifa fija" (Celda E23) en la hoja de cálculo Resumen del estado financiero del WA para el pago final.

Los proveedores no están autorizados a facturar parcialmente los entregables, pueden facturar todos o cada uno de los entregables completados después de la fecha de la carta restablecida. Para cualquier método de pago único, las facturas no están vinculadas a los períodos de tiempo en los que se realizó el trabajo. La factura y el pago de un acuerdo de suma global se aplican al año fiscal en el que se presentó o completó el entregable que se está pagando. Además, para cualquier método de pago de suma global cuando se completó el trabajo es irrelevante, todo pertenece al trabajo real producido.

Puede enviar su solicitud directamente a la bandeja de entrada de consultas del Centro de Facturas de PEPS o puede enviar su solicitud por correo electrónico a los Prospectos o al Gerente del Centro de Facturas de PEPS. Una vez que recibas la confirmación de que tu factura ha sido anulada, puedes volver a enviar la factura revisada en ese momento.

El Proveedor recibirá el pago 30 días calendario a partir de la fecha en que TXDOT reciba la factura. Si se recibe una factura después del horario comercial 8 a.m. – A las 5 p.m., durante el fin de semana o en un día festivo, la factura se sellará con la fecha del siguiente día hábil para su procesamiento.

Puede volver a enviar una factura rechazada una vez que se corrija, lo que corrige las deficiencias identificadas. Esta factura corregida debe presentarse lo antes posible. El reenvío de esta factura no se contará como una segunda factura, incluso si se presenta otra factura en ese mismo mes (período de 30 días), para un período de facturación mensual posterior.

Para evitar confusiones, los distintos números de identificación deben coincidir. El número de factura de la empresa en su factura real, presentada con la plantilla de factura, debe coincidir con el número de factura que se incluye en la plantilla de factura. Además, el Número de Contrato incluido en la Factura y el Modelo de Factura debe coincidir con el Número de Contrato del Contrato asignado al proyecto.

La fecha de envío y aceptación de la entrega solo se aplica al tipo de pago de suma global. Para el tipo de pago de suma global, los gerentes de proyecto no realizan un seguimiento de cuándo comenzó y terminó el trabajo en un entregable; En cambio, los costos se consideran incurridos en función de la finalización y aceptación del entregable.

Puede volver a enviar una factura rechazada una vez que se corrija, lo que corrige las deficiencias identificadas. Esta factura corregida debe presentarse lo antes posible. El reenvío de esta factura no se contará como una segunda factura, incluso si se presenta otra factura en ese mismo mes (período de 30 días), para un período de facturación mensual posterior.

Cuando un consultor factura por un período de facturación, se espera que todos los costos asociados con ese período hayan sido presentados. Cuando un consultor presenta una factura subsiguiente para ese mismo período de facturación, TxDOT debe retroceder y reevaluar todos los costos asociados con ese período de facturación para asegurarse de que estos costos no se dupliquen en la factura anterior. Además, la autoridad de TxDOT para pagar facturas anteriores puede ser limitada dependiendo de cuándo se incurrieron en los costos, según el año de asignación legislativa en que ocurrió el costo. Como recordatorio, los términos y condiciones del contrato establecen que el Ingeniero está autorizado a presentar solicitudes de reembolso con una frecuencia no mayor a una mensual y a más tardar noventa (90) días después de que se incurra en los costos.

El Administrador de Proyecto de TxDOT debe proporcionar el número CSJ, el número de identificación del proyecto o el código de cargo al proveedor para que los costos se carguen al centro de costos apropiado.

Los servicios que serán proporcionados por TxDOT o las revisiones por parte de TxDOT no deben impedir que un proveedor realice su trabajo dentro del horario de trabajo acordado. Si TxDOT está retrasando el proyecto, es posible que se necesite una autorización de trabajo suplementaria para agregar tiempo adicional y, potencialmente, fondos para cualquier costo que sea resultado de la demora de TxDOT.

No. Como se indica en los términos y condiciones del contrato, el Ingeniero está autorizado a presentar solicitudes de reembolso con una frecuencia no mayor a una mensual y a más tardar noventa (90) días después de incurrir en los costos. Sin embargo, esto no incluye el reenvío de una factura rechazada. Una factura rechazada puede volver a enviarse tan pronto como se corrijan los problemas.

El centro de facturación debe tener la información adecuada para facturar correctamente en Peoplesoft (el sistema financiero de TxDOT). Si estos números se ingresan incorrectamente, la facturación y el pago no se pueden realizar correctamente. En el caso de facturas simples, el personal de TxDOT puede corregir estos errores menores, sin embargo, en el caso de facturas más complejas, estos se devolverán al proveedor para su corrección.

El Gerente de Proyecto de TxDOT tendrá que solicitar que PEPS agregue los nuevos códigos de función que no están dentro del menú desplegable de la plantilla de factura y las razones por las que se están utilizando para el proyecto.

Según los términos y condiciones del contrato, el proveedor está autorizado a presentar una factura como mínimo mensualmente. El Gerente de Proyecto de TxDOT no está autorizado a cambiar los términos establecidos en el contrato.

La Tabla de Entregables es un elemento negociado del contrato. Debe desarrollarse con la intención de permitir la facturación al menos mensualmente. La frecuencia de facturación y el tipo de entregables y entregables provisionales deben discutirse durante la fase de negociación del desarrollo del contrato o la autorización de trabajo.

Para la mayoría de los proveedores, los costos asociados con las funciones de contabilidad, incluida la facturación, generalmente se incluyen en la tasa de costos indirectos. Así, el coste de facturación se incluye como coste indirecto mediante la aplicación de la Tasa de Coste Indirecto.

Si bien no es apropiado incluir todas las categorías laborales posibles en una autorización de trabajo, es apropiado incluir categorías laborales que puedan ser necesarias, pero no incluir horas para ellas. En caso de necesidad, se puede sustituir la categoría laboral más apropiada por el uso de horas que se dediquen a esa tarea pero asignadas a otra categoría.

El nivel de estimación de esfuerzo en una autorización de trabajo se divide en varias tareas bajo categorías amplias de trabajo llamadas códigos de función. Si bien el máximo que no se debe exceder en la autorización de trabajo es un número estricto, que no debe excederse, los presupuestos en los códigos de función se consideran estimaciones, que cuando se realizan los costos reales pueden variar por encima o por debajo de la estimación. Las pequeñas variaciones no deberían ser motivo de preocupación; Sin embargo, cuando varían significativamente, el gerente del proyecto debe hacer preguntas para determinar la causa de la variación, lo que puede requerir una autorización de trabajo complementaria.

Un proveedor puede comenzar a usar una tarifa más alta (escalada) en una autorización de trabajo existente una vez que la tarifa más alta entre en vigencia en el contrato. Sin embargo, no habrá un ajuste en el monto máximo que no exceda el identificado en la autorización de trabajo.

La información sobre el estado de las autorizaciones de trabajo y los contratos se puede encontrar en PSCAMS, así como en el panel de control de Tableau sobre la utilización de contratos y autorizaciones de trabajo. El Distrito debe monitorear el estado de la utilización de estas herramientas por parte de su propio presupuesto de consultores.

La preparación y presentación de la factura es responsabilidad del proveedor. Es el Centro de Facturas de PEPS quien recibe la factura, completa una revisión inicial, la envía para su aprobación y pago. El Gerente de Proyecto de TxDOT revisará la factura para verificar que el trabajo se haya completado y sea suficiente antes de aprobarlo y antes de que se dirija a la autoridad de firma autorizada. El Centro de Facturación de PEPS utiliza un sistema de flujo de trabajo automatizado para enrutar automáticamente la factura a través de los diferentes revisores y aprobadores para su procesamiento y pago.

Sí, se puede hacer una solicitud. Cualquier cambio en el acuerdo debe hacerse a través de un acuerdo complementario o una autorización de trabajo complementaria para proteger tanto a TxDOT como al proveedor. TxDOT no puede pagar por algo que no está dentro del contrato o WA.

Una empresa no puede ser reembolsada por el valor o el costo de un descuento en un gasto de viaje a menos que la empresa (empleado) haya pagado dinero para obtener el descuento. Si un empleado recibe un descuento como beneficio de realizar compras no relacionadas o realizar negocios no relacionados con el proveedor del descuento, se considera que el descuento se proporciona gratis a ese empleado. Por lo tanto, una empresa solo puede cobrar el costo del gasto de viaje menos cualquier descuento recibido mediante el uso de puntos de recompensa. La posición de la Contraloría sobre el tema se puede encontrar en su sitio web: https://fmx.cpa.texas.gov/fmx/travel/textravel/misc/disc/discounts.php.