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Proceso de revisión de gastos generales de TxDOT para AQ

Corresponde a un Consultor o Contador Público Certificado aprender y mantener el conocimiento especializado de las pautas FAR 31 antes de completar un informe de auditoría de gastos generales. Además, el departamento de contabilidad del consultor debe conocer las pautas de FAR para mantener los registros del consultor para garantizar el cumplimiento y la separación de los costos permitidos y no permitidos en el sistema de contabilidad de costos de trabajo requerido.

La gerencia y los contadores públicos deben comprender AASHTO, que es un recurso/guía "diseñado para ayudar a los consultores de ingeniería, contadores públicos independientes y auditores estatales del DOT con la preparación y / o auditoría de declaraciones de mano de obra directa, beneficios complementarios y gastos generales generales (programas de tarifas de costos indirectos)" y para comprender las pautas de FAR 31 y los informes de auditoría de gastos generales.

Tras la notificación de la revisión final y la aprobación de la Tarifa de Gastos Generales por parte de TxDOT, si el Contratista no proporciona respuesta dentro de los cinco días hábiles, la tarifa se convertirá en definitiva.

Documentación adecuada necesaria para demostrar: se ha incurrido en costos; los costos son asignables a un contrato; y, los costos cumplen con los principios de costos. La función puede combinarse en un solo elemento depreciable de igual plazo y naturaleza, como varios discos duros para computadoras o agrupaciones de equipos más pequeños. Documentación que demuestre quién está incluido, la naturaleza y el propósito del gasto, las fechas de los gastos, las agendas, si corresponde, y los costos permitidos.

De conformidad con FAR 31.205-6 (f) (1), para que cualquier bonificación sea permitida en una revisión de TxDOT de un informe de OHA, el Contratista debe tener una política de bonificación por escrito ingresada de buena fe antes de que se presten los servicios, mediante la cual los pagos de incentivos/bonificaciones se otorguen de acuerdo con las métricas de respaldo determinadas por la compañía. Normalmente, las políticas de bonificación se redactan y/o revisan para que coincidan con el año fiscal de una empresa. Los planes de bonificación por escrito deben contener, como mínimo, los siguientes componentes:

  • Criterios de elegibilidad
  • Periodo del plan de bonificación
  • Criterios de desempeño medibles por puesto
  • Los premios de incentivos/bonificaciones puntuales deben estar relacionados con el rendimiento medido por factores cuantitativos y cualitativos
  • Forma de pago a recibir
  • Distribución de la línea de tiempo

Si se utiliza una bonificación de ganancias, de buena fe, la gerencia debe determinar el porcentaje de ganancias o la cantidad del fondo común lo antes posible.

Basar los pagos de bonificaciones únicamente en la rentabilidad de la empresa, o a discreción de la gerencia o supervisores, no cumple con las FAR. Además, indique cómo se calculó cada una de las bonificaciones individuales.

Las bonificaciones de contratación o las bonificaciones por recomendación deben estar claramente delineadas con parámetros de por qué, a quién y cuándo se pagarán este tipo de pagos. Dichas bonificaciones forman parte del proceso de contratación y deben incluirse en los gastos de contratación.

Según el ICQ, un consultor debe mantener un registro del uso del teléfono celular que indique los números de teléfono de las llamadas entrantes y salientes para verificar el uso de los teléfonos celulares solo con fines comerciales. Dicha documentación de llamadas normalmente se incluye en las facturas mensuales de teléfonos celulares y se puede usar como un registro de teléfonos celulares si se desglosa entre llamadas comerciales y personales. Solo se permiten las llamadas comerciales en virtud de FAR; Las llamadas personales no están permitidas.

Por lo tanto, solo la parte de las llamadas relacionadas con el negocio debe informarse en el informe de gastos generales. En el caso de un teléfono propiedad del consultor y facturado al consultor con fines comerciales, si no se mantienen registros o si el consultor no rastrea las llamadas comerciales y personales a través de la facturación mensual, el funcionario contratante puede rechazar la totalidad o parte de un costo reclamado que carezca de un respaldo adecuado.

A veces, un consultor permitirá a los empleados usar teléfonos personales mientras hacen negocios y proporcionará un gasto de reembolso. En tales casos, el consultor debe proporcionar un registro de teléfono celular o un registro de facturación para determinar el desglose del uso comercial y personal para verificar el gasto en el informe de gastos generales. No se permite un subsidio o reembolso de teléfono celular, sin registro o documentación de respaldo de las facturas telefónicas. El funcionario contratante puede rechazar la totalidad o parte de un costo reclamado que carezca de un respaldo adecuado.

Según AASHTO 4.2- Principios de costos estatales y locales "Aunque las regulaciones de la FHWA requieren que los DOT estatales acepten tarifas de costos indirectos que cumplan con la Parte 31 de FAR y que acepten auditorías conscientes de las tarifas de costos indirectos que cumplan con FAR, esas regulaciones no son aplicables a contratos que no involucran fondos federales". En consecuencia, para los contratos sin fondos federales, algunos DOT estatales y agencias locales definen el costo permitido de manera más restrictiva que la Parte 31 de FAR". Y además que, "las metodologías prescritas por los organismos contratantes a veces incluyen: la reexpresión de las estructuras de tasas de costos indirectos de varios niveles a una tarifa única basada en la mano de obra directa; y la reexpresión de las tasas separadas de costos indirectos sobre el terreno y de la oficina central como una tasa combinada para todo el consultor".

Es política de TxDOT que:

  • En el caso de los contratos de financiación estatal que no requieran una tasa de campo, se utilizará la tasa combinada en estos contratos.
  • En el caso de los contratos de financiación estatal que requieran una tasa de campo, se utilizará la tasa de oficina central y de campo. En el caso de que el consultor no tenga una tarifa de campo, el Departamento establecerá una tarifa de campo según el TAC 9.34.
  • La tasa de campo establecida es un cálculo de la base de datos de los Departamentos de las empresas que han desarrollado una tarifa de oficina en casa y de campo. El promedio es el porcentaje utilizado para establecer la tarifa de campo final para el contrato. Al final de cada año fiscal, el promedio se revisa y puede ajustarse para contratos futuros.
  • En el caso de los contratos financiados por el gobierno federal, la tarifa seguirá las pautas de FAR 31 para los contratos financiados por el gobierno federal.

El Proceso de Calificaciones Administrativas de TxDOT para la contratación está sujeto a las reglas publicadas bajo el Código Administrativo de Texas, Título 43, Parte 1, Capítulo 9, Subcapítulo C, Regla 9:34, Proceso Integral.

Las revisiones de Calificaciones Administrativas de TxDOT de los Informes de Auditoría de Gastos Generales del consultor se basan en FAR 31 que establece límites y parámetros con respecto a los costos permitidos y no permitidos que se pueden reclamar en virtud de contratos gubernamentales.

Antes de aceptar un encargo de auditoría de FAR, los contadores públicos deben determinar si tienen los conocimientos especializados requeridos, incluidos los cursos de CPE, para completar el encargo. El auditor de CPA es responsable de realizar una auditoría de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental para obtener una seguridad razonable de que el consultor de ingeniería cumplió con FAR Par 31 y las Normas de Contabilidad de Costos aplicables. Las pruebas de un CPS deben realizarse de forma independiente para verificar que los controles internos del consultor de ingeniería estén diseñados correctamente y funcionen de manera efectiva. La realización de pruebas adecuadas de las cuentas, especialmente de las áreas de alto riesgo, como se indica en la AASHTO, es fundamental para emitir una opinión sobre el Informe de Auditoría de Gastos Generales.

FAR 31.205-11 requiere que la planta, el equipo, el software de TI y otros bienes personales de un Contratista sean depreciados. El reembolso de los costes de los activos fijos se basará en los costes de los activos recuperados a lo largo de la vida útil estimada de los activos fijos utilizando métodos de amortización aceptables a efectos financieros. Con respecto a las pautas de FAR 31, la depreciación debe usar una línea recta, un saldo decreciente doble o la suma de los dígitos del año. No se permite el IRS 179 o la depreciación acelerada.

Todos los activos depreciables deben ser depreciados. Si bien algunos contratistas pueden tener una política para gastar partidas por debajo de ciertos montos umbral, las pautas de FAR 31 no reconocen los gastos de activos depreciables.

Los activos de función similar pueden combinarse en un solo elemento depreciable de plazo y naturaleza similares, como varios discos duros para computadoras o agrupaciones de equipos más pequeños.

El libro mayor detallado es un registro que enumera y detalla todas las cuentas comerciales y todas las transacciones registradas en cada cuenta durante un año fiscal, y debe estar debidamente segregado para que se corresponda con las cuentas enumeradas en el informe OHA (es decir, honorarios profesionales, suministros de oficina, etc.). El Libro Mayor detallado no es un balance de comprobación ni una compilación de cheques/pagos para el año. Un software de contabilidad de costos de trabajo debe ser capaz de generar un libro mayor detallado.

Como se indica a continuación, cada gasto, por cuenta, debe enumerarse por fecha, el beneficiario y una breve descripción del propósito del gasto, y débito o crédito como mínimo. La descripción debe ser breve pero lo suficientemente descriptiva como para permitir que una transacción sea verificada y avalada desde el libro mayor hasta los documentos de origen. La descripción de un pago como pago con tarjeta de crédito no proporciona suficientes detalles para describir el tipo y el propósito del pago.

Ejemplo:

  • Honorarios Profesionales
    • Fecha / Cuenta / Nombre del beneficiario / Explicación / Descripción / Débito / Crédito / Saldo final
  • Suministros de oficina
    • Fecha / Cuenta / Nombre del beneficiario / Explicación / Descripción / Débito / Crédito / Saldo final
  • Reparaciones y mantenimiento
    • Fecha / Cuenta / Nombre del beneficiario / Explicación / Descripción / Débito / Crédito / Saldo final

La relación entre la razonabilidad de los Costos Laborales Directos, los Beneficios Complementarios y los Costos Laborales Indirectos es importante en la revisión de un informe de OHA. Como se señala en AASHTO 4.3, la relación de estos elementos de costo debe revisarse para verificar su razonabilidad de acuerdo con FAR 31.201-2 y 31.201-3. Por ejemplo, la cantidad de mano de obra indirecta, u otros beneficios complementarios, en relación con la mano de obra directa puede causar preocupaciones con respecto a la eficiencia de la empresa, la retención de empleados o la asignación de tareas y la medida en que el gobierno debe reembolsar los costos a través de la tasa de gastos generales.

Cuando la relación de una empresa entre los Costos Laborales Directos y un Beneficio Complementario o Costos Laborales Indirectos en particular no está alineada con otros informes de OHA revisados por el Departamento, el Departamento puede realizar un ajuste al costo. De conformidad con las directrices de la FAR, la carga de la prueba de la razonabilidad recaerá en el contratista.

Los costos directos de venta se caracterizan por el contacto de persona a persona para inducir a un cliente a comprar un producto o servicio particular de un contratista para su uso.

La venta directa puede incluir:

  • Familiarizar a un cliente potencial o existente con los productos o servicios, las condiciones de venta o las capacidades de servicio de un contratista.
  • Negociación, enlace entre el cliente y el personal del contratista, esfuerzos técnicos y de consultoría, demostraciones individuales de productos y/o servicios

De acuerdo con las pautas de FAR 31 y AASHTO, los costos identificados específicamente con un contrato son costos directos de ese contrato, incluida la mano de obra, los materiales, los gastos reembolsables y los gastos no reembolsables. Los costos incurridos en relación con los contratos y que complementen o beneficien un contrato deben registrarse como costos directos del contrato con arreglo al sistema de contabilidad de costos de trabajo de un Consultor. Los gastos de vehículos, suministros de equipo, etc. utilizados en la ejecución de un contrato se consideran costos relacionados con el trabajo y son costos directos de un contrato. Estos costos deben rastrearse como costos directos de contratos en el sistema de contabilidad de costos de trabajo y registrarse como Directo: Costos no facturables en el Informe de auditoría de gastos generales.

Como elemento corolario, un costo directamente asociado es un costo generado únicamente debido a la incurrencia de otro costo, y en el que no se habría incurrido si no se hubiera incurrido también en el otro costo. Si el otro costo es un costo directo, no se permiten los costos directamente asociados. Los costos directamente asociados pueden incluir mano de obra, gastos adicionales, comidas de viaje, suministros utilizados y costos similares.

Los costos indirectos representan los costos generales y administrativos restantes que son asignables a múltiples objetivos de costos.

De acuerdo con FAR 31.201-2(d), los costos incluidos en el Informe de Auditoría de Gastos Generales deben estar respaldados y los consultores de ingeniería deben mantener registros adecuados, incluida la documentación de respaldo para demostrar que los costos cumplen con los principios de costos de FAR aplicables. Los recibos/facturas deben tener el propósito/motivo escrito del gasto, el lugar, la fecha, los nombres completos de todos los empleados e invitados, y para las comidas, deben tener el recibo que refleje los artículos individuales pedidos. Los estados de cuenta de las tarjetas de crédito no son una prueba aceptable de gastos. El personal de AQ puede rechazar total o parcialmente cualquier reclamo que carezca de la documentación de respaldo adecuada.

Durante la revisión del Informe de Auditoría de Gastos Generales o del Informe de Autocertificación, el Revisor puede solicitar información adicional relacionada con la prueba de gastos. El revisor puede solicitar copias de los recibos o facturas originales que respalden el elemento de gasto. El informe de gastos individuales, el estado de cuenta de la tarjeta de crédito y el extracto bancario no son pruebas aceptables de gastos. Es importante que un Contratista entienda que cuando el Departamento solicita información adicional de respaldo a un informe de OHA presentado, el Contratista tiene 30 días para cumplir o la presentación completa puede ser rechazada y no se proporciona ninguna tarifa para ese año fiscal. Este punto se indica en la parte inferior del correo electrónico como:

"De acuerdo con el Título 43, Parte 1, Capítulo 9, Subcapítulo C, Regla 9:34 (3)(B) del TAC, toda la información solicitada debe devolverse dentro de los 30 días calendario posteriores a la solicitud por parte del Departamento. Si no se devuelve toda la información, o se devuelve solo una parte de la información solicitada, se cerrará el expediente durante el año calendario y no se procesará la presentación para la calificación administrativa. Si la información se recibe después de los 30 días calendario, el expediente no se volverá a abrir".

Los gastos no permitidos incluyen cualquier costo que tenga características recreativas o de entretenimiento, incluidos: picnics de la empresa y fiestas navideñas; entradas para eventos deportivos u otros eventos de entretenimiento; afiliación a organizaciones sociales; obsequios a los empleados, a menos que estén relacionados con la política de premios establecida basada en el desempeño; y, viajes y salidas patrocinados por la empresa; café/bocadillos en la sala de descanso para los empleados si la cantidad de café y bocadillos no es razonable; premios, banquetes, comidas, trofeos, etc.; pasteles de cumpleaños, tarjetas de felicitación y decoraciones de temporada.

Las excepciones a las actividades recreativas no permitidas para la moral de los empleados incluyen: equipos deportivos patrocinados por la empresa; centros de bienestar o fitness; servicios de consejería o asesoría de salud; máquinas expendedoras/cafeterías o vagones de almuerzo; servicios de dormitorios; Publicaciones internas como boletines informativos de la empresa, anuncios, notificaciones de recursos humanos, etc.

Independientemente del propósito, el costo de cualquier diversión, diversión, actividad social o recreativa se considera inadmisible. Algunos ejemplos son: membresías en clubes sociales, gastronómicos o de campo; regalos a clientes o empleados (a menos que estén relacionados con el rendimiento); entradas para espectáculos o eventos deportivos; picnics de la empresa, fiestas u otras salidas en las que la actividad es recreativa en parte; cenas u otros eventos fuera del horario de atención (a menos que estén relacionados únicamente con el negocio); reuniones de negocios en las que estén presentes cónyuges o invitados; entretenimiento para clientes de cualquier tipo; bebidas alcohólicas, música (banda), organillero, mago; Y los almuerzos de negocios son sospechosos, especialmente si son frecuentes y costosos

Los honorarios legales y de otro tipo relacionados con el estatus migratorio de un empleado son gastos personales del empleado y no están permitidos.

La revisión anual de los gastos generales de cada año es independiente de los informes del año anterior y la tasa de OHA aprobada es independiente de las tasas del año anterior. Los costos permitidos o no permitidos contenidos en el informe de cada año son independientes de la revisión de cada año.

Dependiendo de la complejidad del informe de OHA de una empresa, el Departamento puede realizar una revisión más profunda del informe de OHA y de los gastos individuales, incluida la documentación y los gastos permitidos. Es política del Departamento llevar a cabo una revisión en profundidad del informe de OHA de un contratista al menos cada tres años cuando sea posible.

En el marco de la FAR, el consultor debe mantener un sistema de contabilidad de los costos de los trabajos que acumule y asigne los costos a los contratos/proyectos. El contador público y el departamento de contabilidad deben estar bien versados en las prácticas y sistemas de contabilidad de costos de trabajo utilizados por las empresas de A/E. El informe de OHA debe incluir una descripción de las políticas y procedimientos contables que rigen la clasificación de los costos como directos o indirectos, y describir cómo se acumulan los costos del proyecto y se asignan a los proyectos.

La gerencia debe establecer políticas y procedimientos para el cumplimiento de FAR 31 y TAC 9.34. La gerencia tiene la responsabilidad exclusiva de asegurarse de que todos los empleados relevantes tengan una comprensión clara y coherente de las políticas y procedimientos para registrar los costos permitidos y para identificar, segregar y eliminar los costos no permitidos a medida que ocurren las transacciones, y la documentación necesaria requerida bajo FAR 31.

La gerencia debe ser responsable de certificar que la tabla de tasas de costos indirectos incluye solo los costos permitidos en preparación para una auditoría independiente o un informe de autocertificación. La gerencia tiene la responsabilidad final del Informe de Auditoría de Gastos Generales y debe realizar su propio análisis de las cuentas de alto riesgo, asegurándose de que los controles internos son adecuados y funcionan correctamente, y de que todos los costos no permitidos se han eliminado del informe final.

De acuerdo con las pautas de la AASHTO, las comidas asociadas con gastos de viaje válidos se rigen por FAR 31.205-46, que incluye referencias a las tarifas máximas por día. No se permiten gastos de comida de viaje que excedan los viáticos permitidos. Las comidas de negocios que no son de viaje se rigen por FAR 31.205-43 (c), que establece que los costos de comidas incidentales incurridos durante las reuniones de negocios son permitidos si el propósito principal de la reunión es la difusión de información comercial, comercial, técnica o profesional, están debidamente respaldados y tienen un monto razonable.

La documentación de las comidas debe contener recibos/facturas con el propósito/motivo escrito del gasto, el lugar y la fecha, los nombres completos de todos los empleados y misiones, y un recibo que refleje los artículos individuales pedidos por cada persona. Los recibos individuales son importantes para verificar la razonabilidad y los gastos no permitidos, como el alcohol. Las tarjetas de crédito, los estados de cuenta bancarios y los estados de gastos de la empresa no son una prueba aceptable de gastos. El alcohol no es un gasto permitido.

Para todas las reuniones, conferencias, ferias comerciales, seminarios, cámaras de comercio o cualquier reunión profesional de cualquier tipo a la que asistan empleados, funcionarios, directores, misiones, contratistas externos en nombre de la empresa, el revisor requiere una copia de la agenda, recibos originales de los gastos y el título del empleado y su relación con la empresa. Cualquier partida de gasto que no esté debidamente respaldada de acuerdo con FAR 31.201-2(d); FAR 31.205-46 será rechazado.

Los factores de permisibilidad especificados incluyen: un especialista calificado; necesidad de servicio dada la especialidad de servicio del contratista; negociación en condiciones de plena competencia; las tarifas habituales que se cobran por el mismo servicio en el mercado general; el impacto de los servicios en las actividades públicas; y, si el servicio se puede realizar internamente.

Los requisitos específicos de documentación (FAR 31.205-33(f)) son: detalles del acuerdo, incluido el alcance del trabajo a realizar, las tasas de compensación, la naturaleza y el monto de otros gastos; evidencia de que se realizó el trabajo y los detalles en cuanto a los servicios prestados (entregables, si corresponde, y documentos relacionados, es decir, informes de viaje, actas de reuniones, actividades de informes mensuales); y, facturas que describan suficientemente los servicios prestados y el tiempo empleado.

La publicidad permitida incluye: requisito de contrato: adquisición de artículos escasos o eliminación de chatarra o artículos excedentes; la contratación del personal necesario; promover las ventas de productos como las exportaciones que normalmente se venden al gobierno de los Estados Unidos. Las Relaciones Públicas Permitidas incluyen: elementos requeridos por un contrato; responder a consultas sobre la política de la empresa, el enlace con los medios de comunicación, la comunicación con la prensa o los accionistas; ciertas actividades de servicio comunitario; visita a la planta y jornadas de puertas abiertas; y, lanzamiento de productos o ceremonias de bautizo de envío si lo permite el contrato.

Las relaciones públicas y la publicidad no permitidas incluyen: cualquier costo/evento relacionado con la promoción de la venta de productos o servicios estimulando el interés en el producto, o llamando la atención favorable a la empresa y/o mejorando la imagen de la empresa para vender el producto de la empresa; ferias comerciales en las que no se hace hincapié en las ventas de exportación de productos que normalmente se venden al gobierno; reuniones/seminarios en los que el propósito no esté relacionado con el negocio; materiales promocionales, folletos, souvenirs, salarios de reuniones, etc. cuya finalidad sea promocionar productos o imagen de la empresa; celebraciones de la empresa y anuncios de nuevos productos; y, membresías en organizaciones comunitarias y cívicas.

Según FAR 31.201-3, un costo es razonable si no excede el que incurriría una persona prudente en la realización de negocios competitivos y se considera un gasto ordinario y necesario. La carga de la prueba recaerá en el consultor para establecer que el costo es razonable. Si bien la prueba de razonabilidad se aplica a todos los gastos, como se señala en las directrices de la AASHTO, la cantidad de mano de obra indirecta en relación con la mano de obra directa es motivo de especial preocupación por la razonabilidad, lo que puede causar preocupaciones con respecto a la eficiencia de una empresa y la medida en que el Estado debe reembolsar los costos a través de la tasa de gastos generales.

El Departamento de Contabilidad es responsable de la comprensión por parte del Consultor de los principios de la Parte 31.2 de FAR, que son las principales regulaciones federales que abordan los Costos Permitidos y los Costos No Permitidos. El Departamento de Contabilidad deberá:

  • Asegurarse de que los empleados estén formalmente capacitados en los requisitos de la Parte 31.2 de FAR.
  • Mantenga un plan de cuentas adecuado y mantenga las cuentas de costos en el libro mayor para permitir la segregación de los costos no permitidos.
  • Asegúrese de que los costos estén correctamente codificados como "Permitidos" o "No permitidos" y que los Empleados no envíen Costos no permitidos para su reembolso.
  • Asegúrese de que todos los costos no permitidos se identifiquen y eliminen de las tarifas indirectas utilizadas para las listas de tarifas de costos indirectos de OHA.
  • Organizar revisiones y auditorías internas periódicas para garantizar que el Consultor cumpla con la Parte 31 de FAR y cualquier regulación estatal o local aplicable, como TAC 9.34.
  • Tener la autoridad final dentro del Consultor para decidir qué costos son permisibles y cuáles no.
  • Hacer cumplir esta Política en nombre del Consultor y actualizar y revisar la Política según sea necesario.

Los impuestos permitidos son: ingresos estatales y locales, impuestos de franquicia; impuestos sobre las ventas; FICA, FUI, SUI; y, los impuestos sobre las comunicaciones.

Los impuestos no permitidos incluyen: impuestos federales sobre la renta y ganancias excesivas; intereses o multas por mora en el pago de impuestos; impuestos por operaciones de refinanciamiento/reembolso; los impuestos en los casos en que el Gobierno pueda acogerse a exenciones; impuestos de los que la empresa está exenta (por ejemplo, impuestos estatales sobre la renta sobre la distribución de Sub S); gravámenes especiales sobre terrenos que representen mejoras de capital; y los impuestos sobre los bienes utilizados exclusivamente para fines distintos de los contratos con el Gobierno.

Los costos permitidos incluyen: cuotas de membresía para organizaciones técnicas, comerciales, profesionales y comerciales; suscripciones a diarios, revistas y boletines técnicos y comerciales; Costo de reuniones o seminarios cuando el propósito es la difusión de información comercial/técnica, el estímulo de la producción y la mejora de la productividad.

Los costos permitidos de la reunión pueden incluir: organización, instalación, publicidad, patrocinio; alquiler de instalaciones; los gastos de viaje de los participantes y los almuerzos de negocios; y, refrigerios.

Los gastos de viaje incurridos por el personal del contratista en relación con los asuntos oficiales de la empresa están permitidos y están sujetos a limitaciones, entre las que se incluyen:

  • El principio de costos cubre: viáticos (alojamiento y comidas e imprevistos), gastos varios, transporte
  • El principio de los gastos de viaje no incorpora la regulación gubernamental de los viajes en su totalidad; sólo incorpora: definición de alojamiento, comidas e imprevistos; Tarifas máximas de viáticos: combinación de hotel y comidas/gastos imprevistos; un techo en total; Situaciones especiales o inusuales en las que pueden justificarse dietas más elevadas.
  • El hotel, las comidas y los gastos imprevistos están permitidos hasta los límites máximos diarios de viáticos (en total) para el alojamiento y las comidas/gastos imprevistos especificados en: FTR: viajes dentro de los 48 estados contiguos; JTR- viajes en otros estados, y posesiones de EE.UU. fuera de 48 estados; Regulaciones estandarizadas del Departamento de Estado: ubicaciones en el extranjero.
  • La tarifa aérea está restringida a la tarifa aérea de menor precio disponible para el contratista durante el horario comercial normal. Se prevén excepciones (condiciones médicas, viajes prolongados, horarios de viaje irrazonables) y las regulaciones no deben interpretarse para permitir viajes en clase ejecutiva o en primera clase.
  • Alquiler de coches: no hay restricciones especificadas, pero debe ser razonable
  • Independientemente del plan de reembolso, el contratista debe documentar: fecha y lugar del viaje; propósito del viaje; Nombre del empleado y relación con el contratista.
  • Documentación adecuada necesaria para demostrar: se ha incurrido en costos; los costos son asignables a los contratos; y, los costos cumplen con los principios de costos.
  • La documentación debe mostrar la naturaleza y el propósito del gasto (agendas si corresponde), los nombres de las personas que viajan, las fechas del viaje.

Los costos de los vehículos en el grupo de costos indirectos deben excluir el uso personal, los costos directos del proyecto y los viajes asociados con actividades comerciales no permitidas (por ejemplo, cabildeo, publicidad general, etc.). Se requiere que los consultores de ingeniería mantengan la documentación adecuada, como los registros de millaje del vehículo completados de acuerdo con los requisitos del IRS, para separar y establecer que los costos del vehículo en el grupo de costos indirectos son permisibles y excluir las partes no permitidas mencionadas anteriormente. Tampoco se deben permitir los gastos asociados con la operación de un vehículo para uso personal o actividades relacionadas con el trabajo, como depreciación, reparaciones y mantenimiento y seguros. (Ejemplos de uso de vehículos y equipos relacionados con el trabajo son camiones y equipos de topografía, equipos de pavimentación, etc.) A continuación se muestra un ejemplo de sistema de seguimiento de vehículos. El funcionario contratante puede rechazar la totalidad o parte de un costo reclamado que carezca de un respaldo adecuado.

FAR 31 establece que, por razones de practicidad, el contratista puede tratar cualquier costo directo de una cantidad menor en dólares como un costo indirecto si el tratamiento contable dispusiera que; a) el coste se aplica de forma coherente a todos los objetivos de costes finales; y, b) produce sustancialmente los mismos resultados que tratar el costo como un costo directo. Algunos contratistas utilizan esto para agrupar todos los gastos del vehículo en un grupo de costos indirectos para los vehículos. Sin embargo, esto es solo después de que se hayan excluido todos los costos del vehículo directamente asociados con la ejecución de un contrato, o que complementen o beneficien la ejecución de un contrato. Lo que queda son los verdaderos costos generales y administrativos de los vehículos de los cuales se debe ajustar el uso personal de los vehículos. Los registros de dichos costos deben ser mantenidos por el consultor como se indica a continuación en el Programa de Seguimiento de Vehículos o un sistema similar.

Los gastos directos e indirectos, incluidos los seguros, la depreciación, el combustible, las reparaciones y el mantenimiento, etc., de los vehículos/equipos utilizados en la realización de trabajos/contratos, son gastos directamente asociados y están relacionados con el proyecto. El funcionario contratante puede rechazar la totalidad o parte de un costo reclamado que carezca de un respaldo adecuado.

Ejemplo de sistema de seguimiento de vehículos